Organizando um Retiro Espiritual – Coordenação Geral

O ano está findando, e uma das preocupações da liderança jovem começa a se aproximar: O Retiro Espiritual (ou Retiro/Acampamento de Verão), na época do carnaval do ano seguinte. E convenhamos, um dos momentos mais esperados pelos jovens todos os anos. E para auxiliar a você que é líder de primeira viagem, ou mesmo que já realizou vários acampamentos, e neste próximo ano quer dar uma renovada, produzimos estas dicas para organização do Retiro Espiritual.

Este texto foi desenvolvido levando em consideração algumas dicas encontradas nos livros (leituras obrigatórias) Manual de Liderança Jovem e Acerte o Alvo. Sobre os quais já falamos no Dicas de Leitura aqui no blog. Em suma, visa dar dicas de organização para a coordenação geral do retiro (Distrital ou Regional), logo teremos o texto voltado aos diretores de sociedades em específico.

Monte uma equipe de trabalho

Antes de mais nada, é necessário organizar a sua equipe de trabalho, delegar funções, dividir tarefas, compartilhar o peso da responsabilidade. Trabalhando com uma equipe, torna-se mais fácil administrar a preparação e execução do projeto/evento. Sua equipe de trabalho, não deverá ser, exatamente, a equipe de execução das tarefas, mas sim os coordenadores das equipes de execução. Sua equipe deverá ser composta por (conforme sua realidade):

Coordenação Geral – Pastor Distrital, Regional e/ou Distrital Jovem

Coordenação Local/Equipes – Diretor jovem e Ancião do clube

Secretário – Jovem/Líder responsável por lhe auxiliar na organização e materiais de secretaria, registro de reuniões, cronogramas, avaliações, etc. Poderá haver uma equipe de secretaria, coordenada pelo secretário.

Tesoureiro – Responsável pela parte financeira do evento, de forma geral, não sendo responsável por finanças das equipes/clubes. Faz o controle dos gastos realizados e previstos para a realização do evento, a fim de prestações de contas e suprimento de necessidades durante o evento.

Coordenador Devocional – Responsável pela escolha não só dos palestrantes, mas também pelas devoções matinais e vespertinas durante o evento.

Coord. de Recreação e Esporte – Não seria necessária a descrição do mesmo. Responsável pelo planejamento dos momentos de recreação, esporte e lazer. Sua equipe fica responsável pela aquisição, controle de uso e manutenção dos equipamentos de esportes. Pode escolher e compor também as equipes de arbitragem e avaliação das atividades recreativas.

Diretor de Estrutura – Coordena o planejamento, organização e montagem de estruturas necessárias para o evento. Sejam elas palco, campos, iluminação, ornamentação, etc. Pode coordenar outras equipes ramificadas.

Dir. de música e sonoplastia – Responsável por toda a parte musical e sonora do evento, desde o início até o encerramento do mesmo. Organiza a equipe de louvores congregacionais, especiais, músicas de fundo, enfim.

Dir. de Comunicação – Todo grande evento necessita de grande divulgação. O diretor de comunicação é responsável pela divulgação do evento antes, pela disseminação de informações durante, e pelo relato do sucesso do programa depois. Pode trabalhar em conjunto com a equipe de fotografia, e na próxima reunião após o evento realizar a retrospectiva do mesmo com exibição de vídeos e fotos.

Dir. de Limpeza – Responsável não pela execução da limpeza, mas pela coordenação das equipes designadas para sua realização, assim como manutenção e execução de escala.

Defina um tema/objetivo central

Definindo um tema, ou propósito central para o acampamento, será mais fácil definir objetivos a serem alcançados durante os dias de realização. Uma dica interessante – compartilhadas por alguns departamentais – é escolher um livro bíblico, personagem ou acontecimento bíblico como tema, e no decorrer do evento estudar o desenvolvimento do livro/fato. Como por exemplo O livro de Jonas, A carta de 1 João, Daniel e seus amigos no exílio, dentro outros.

Com a escolha do tema, defina quais os objetivos deverão ser alcançados durante o evento. “Isso trará o êxito desejado e dará bons resultados ao programa, desde sua promoção até sua realização” (AA, 85). Assim, você e sua equipe terão metas a serem seguidas, pontos nos quais concentrar esforços e assim, pouparão, força, tempo e recursos.

Desenvolva um cronograma detalhado de atividades

Assim como ter objetivos a alcançar, também é importante detalhar quais destes objetivos e atividades serão realizados durante os dias do acampamento. Este cronograma deverá ser repassados a todos os líderes de equipes/clubes, com o objetivo principal de estabelecer horários devidos para cada atividade, a fim de alcançar o objetivo final do evento.

Segue uma adaptação do modelo sugerido no livro Acerte o Alvo. Você pode, juntamente com sua equipe, adaptá-lo conforme a sua realidade:

Sexta-feira

17h                  Recepção
18h                  Pôr do Sol
19h                  Jantar
19h30              Cânticos
20h                  Abertura
20h30             Mensagem
21h                  Orientações gerais
22h                  Descanso Geral

Sábado
6h                    Devocional por Igreja
7h30                Desjejum
8h30                Cânticos
9h                    Escola Sabatina
10h30              Culto Divino
12h                  Almoço
14h30             Gincana Bíblica –
16h                  Cânticos
16h30              Culto Jovem
17h30              Mensagem e Batismo
18h15              Pôr do Sol
18:30              Rádio – Abertura
19h                  Jantar
20h30             Hora Social / Recital – Cantor Especial
23h                  Descanso

Domingo
6h                    Devocional por Igreja
7h30                Desjejum
8h30                Devocional Geral
9h                    Seminário jovem em grupos
10h                  Gincana
11h                   Manhã livre
12h30              Almoço
14h30              Gincana
15h30              Tarde Livre
19h                  Jantar
20h                  Culto
23h                  Descanso

Segunda-feira
6h                    Devocional por Igreja
7h30                Desjejum
8h30                Devocional Geral
9h                    Seminário jovem em grupos
10h                  Gincana
11h                  Manhã livre
12h30              Almoço
14h30              Gincana
15h30              Tarde Livre
19h                  Jantar
20h                 Culto especial / Investidura
23h                  Descanso

Terça-feira
6h                    Devocional por Igreja
7h30                Desjejum
8h30                Devocional Geral
9h                    Seminário jovem em grupos
10h                  Gincana
11h                  Manhã livre
12h30              Almoço
14h30              Gincana
15h30              Tarde Livre
19h                  Jantar
20h                  Programa de encerramento
21h30              Premiação da Gincana
00h                 Descanso

Quarta-feira – Retorno

6h                    Despertar
6:30                 Limpeza
7h30                Desjejum
8h30                Partida

Realize o seguro para o evento

Um item de extrema importância é o seguro obrigatório, tanto pessoal (feito pelo clube/sociedade) quanto o seguro do evento. Para tal oriente aos líderes dos clubes participantes a contratarem o seguro a partir do site ARM Sul Americana, escolhendo a opção Seguro de Excursão.

Já o seguro do evento a ser realizado, cobrirá o evento, estruturalmente falando (equipamentos, edificações, etc) e a equipe de organização. Deverá ser efetuado também no site da ARM Sul Americana, pelo responsável do evento (Pastor ou Coor. Distrital/Regional) na opção Seguro de Eventos. Uma dica importante ao se contratar o seguro (tanto do evento quanto excursão), é escolher a data de realização duração selecionando a partir do dia anterior ao início até o dia posterior ao fim do evento, de forma que o deslocamento a ser feito ao local esteja segurado, para caso de adversidades – tanto antes da chegada, quanto após à partida, quando houver atraso no retorno, devido a problemas no transporte, enfim. É uma medida de segurança que vai adicionar poucos centavos ao seguro, mas que faz uma enorme diferença ao necessitar utilizá-lo.

Estabeleça preços e prazos

Em alguns lugares, o maior vilão de acampamentos e retiros espirituais é o valor cobrado tão próximo do evento. Desta forma, o melhor a se fazer é organizar previamente o evento com sua equipe, para assim, estabelecer-se prazos e valores previamente, assim como as facilidades de pagamento. Por exemplo: o retiro que será realizado no mês de fevereiro de 2016, para o qual será cobrada a taxa de inscrição de 90 reais (aluguel+alimentação+transporte+seguro), terá suas inscrições abertas a partir do dia 01 de novembro de 2015, finalizando dia 20 de janeiro de 2016, sendo possível parcelar a inscrição em 3 vezes, com vencimento no dia 20 de cada mês (novembro, dezembro e janeiro). Inscrições realizadas entre 21 e 30 de janeiro serão condicionadas a um acréscimo (multa) de 30 reais, devendo ser pago o valor total à vista.

Você deve estar pensando: parcelar três meses antes tudo bem, mas por que uma taxa tão alta como multa? Eu respondo: há pessoas que infelizmente não conseguem cumprir com prazos, e após a data limite lhe procurarão para realizar inscrições, em um momento no qual já foram realizadas as compras de alimentação, materiais de recreação, reserva de local, etc. com base no número de inscritos até então. Seria injusto com aqueles que honraram o compromisso e efetuaram suas inscrições e pagamentos no prazo, aceitar a inscrição deste outro sem penalidade. É um método para se evitar a realização de inscrições fora do prazo. Mas se você “decretar” que o prazo findará no dia 30 de janeiro, não aceite inscrições no dia 31, sob risco de desvalorizar a honra de suas próprias palavras.

Trabalhando com prazos você pode fazer uma breve projeção da quantidade de participantes, e assim preparar-se de forma mais adequada.

Há lugares que os acampamentos ocorrem de forma distrital (vários clubes) e outros de forma individual (apenas o clube/igreja local), no primeiro caso, às vezes ocorre de os valores cobrados por cada clube divergirem entre si por diversos fatores (alimentação, transporte, etc). Neste caso, sugerimos uma dica especial para, inclusive, auxiliar nos tópicos seguintes.

Crie a taxa de inscrição do evento

Em eventos que reúnem vários clubes, como dito acima, os preços tendem a variar. Sendo assim, pode ser mais complicado o repasse de valores para gastos e manutenções do evento (há regiões que já trabalham da forma que será explicada). Sendo assim, o ideal a se fazer é a criação de uma taxa de inscrição individual para o evento, completamente à parte dos gastos com alimentação, transporte e etc.

Esta taxa é como a mesma cobrada em grandes eventos realizados pelas associações e uniões (AcampJovem, Campori, etc), onde é cobrada a taxa de inscrição individual, que ao final será utilizada para arcar com os custos do evento. Desta forma, você e sua equipe terão subsídios para a aquisição e manutenção de materiais, assim também como custeio de atrações especiais e etc.

Conforme a realidade do seu distrito/região, e tamanho do seu evento, a taxa poderá variar. Mas genericamente, deverá ser uma taxa simbólica, a fim de custear os gastos comuns do evento (medalhas, pulseiras de identificação, manutenção do local, aluguel de local, etc.).

Diversão e Lazer

A parte mais esperada pela juventude inscrita no evento. Os horários de tais atividades devem ser bem definidos, sendo acordado com os participantes que há horário para tudo, e que durante as palestras e atividades espirituais não deverão ser realizadas outras atividades. Nos momentos informados no cronograma haverão as atividades recreativas das gincanas, assim como os momentos livres para esportes.

Organize, com o coordenador de esportes, as equipes responsáveis pela execução de cada esporte, sejam eles realizados em gincanas ou em horários livres. É importante este controle tanto para boa organização quanto para a segurança do evento.

Ainda que em momentos de lazer, é importante a supervisão constante dos ambientes e atividades, principalmente quando se tratar de eventos que haja a presença de crianças – oriente aos pais estarem sempre presentes com as mesmas.

Execute Gincanas de Equipes

Uma das melhores formas de envolver a juventude nas atividades é através de gincanas de equipes, através da qual eles serão motivados a interagir, crescer física e intelectualmente enquanto se divertem. Podem ser formadas equipes por clubes ou de forma miscelânea, intercalando os membros dos diversos clubes participantes.

É ideal que haja identificação das equipes, através de pulseiras coloridas, colete ou algo do gênero. A pulseira de identificação inclusive, pode ser utilizada como controle de acesso ao local e às atividades.

Você pode analisar algumas dicas de atividades para gincanas no link abaixo ou na Downloads.

Desenvolva uma avaliação qualitativa das equipes (antes e durante)

A melhor forma de alcançar grandes objetivos e crescimento no ministério jovem, é trabalhar com projetos que tenham início, meio e continuidade, ou que findem incentivando a continuarem o trabalho realizado. Há acampamentos, que usam como método de avaliação e classificação apenas os resultados alcançados durante o evento, mas não é esta a melhor metodologia a se usar, como podemos ver no exemplo de AcampJA/Campori. A avaliação deverá ser realizada conforme o desempenho qualitativo do clube durante os meses anteriores – se possível o resultado das atividades do ano anterior.

Inclusive, pode-se utilizar o retiro espiritual como momento de reconhecimento dos feitos do ano anterior e início da próxima fase de atividades a serem realizadas pela sociedade/clube durante o ano. Para o tal, faz-se necessária a elaboração antecipada de um Guia de Orientações Gerais (GOG), discriminado todas as atividades a serem avaliadas, como no modelo na seção de downloads.

Se possível, pode ser realizada investidura de líderes durante o evento, como forma de reconhecimento e valorização do jovem diante da comunidade de seu distrito/clube/região.

Referências:
Acerte o Alvo, Casa Publicadora Brasileira, Tatuí, SP, 2010.

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