A importância do planejamento

Recentemente fui convidado para palestrar ao líderes e diretores do Ministério Jovem, de Desbravadores e Aventureiros na Convenção de Liderança Jovem da Associação Sul do Pará, na oportunidade em questão tratei sobre o planejamento de forma geral no departamento jovem da Igreja Adventista. Seguem abaixo os parágrafos da palestra apresentada, assim como o slide utilizado ao final da página.

Planejamento1

Como líderes precisamos ter objetivos e metas definidas ao trabalhar em prol da salvação de nossos jovens, adolescentes e crianças.

    Agir sem planejamento é como viajar sem um destino certo. Assim, qualquer resultado medíocre é considerado satisfatório.

“Quando não se sabe onde quer ir, qualquer lugar serve”
(Lewis Carroll)

CALENDÁRIO

Quando penso em preparar um calendário de atividades para meu departamento, é necessário levar em consideração alguns aspectos importantes, a fim de alcançar bom proveito e ter êxito na execução.

A priori, quais outros departamentos da igreja serão envolvidos nas atividades do cronograma? O ideal é que haja um número equilibrado de atividades comuns e específicas, proporcionando sempre que possível a participação de toda a igreja nas atividades propostas. (retiro, Calebe, dia dos namorados. Todo o cronograma deverá estar em harmonia com o cronograma geral da igreja, a fim de evitar conflitos de datas ou atividades.

É sempre bom ter uma visão ampla no planejamento de atividades, mas é importante avaliar se aquilo que for proposto representa a realidade do departamento ou da igreja, a fim de não propor atividades ou prazos que não poderão ser realizados por que não são viáveis ou realistas. Não basta sonhar alto, é necessário sonhar com os pés no chão. Desta forma, deve-se planejar atividades e prazos que promovam o fortalecimento da igreja e trabalhar para alcançar tais objetivos, por isso é tão importante possuir uma planejamento detalhado destas atividades.

Considere como os objetivos das atividades propostas poderão ser trabalhados e alcançados a curto, médio e longo prazo, e assim as distribua no decorrer do cronograma. Ao definir as datas é necessário pensar nos prazos a serem respeitados e na possibilidade de flexibilizar quando necessário. Isso não quer dizer que o programa de dias das mães deve ser adiado ou adiantado. Mas manter uma rigidez extrema em alguns casos poderá prejudicar a realização de seus projetos.

PROJETOS

Ao falar de atividades, ou projetos a serem realizados é necessário fazer algumas perguntas que atingem o cerne do planejamento:

  • Qual o público alvo?
  • Quais os principais objetivos?
  • Quais os prazos a serem seguidos?
  • Quem estará envolvido?

Ao responder essas perguntas é possível alcançar bons resultados no planejamento do projeto proposto. Tendo definido o público alvo do projeto, é possível trabalhar a metodologia a ser empregada, como divulgar e chamar a atenção de forma eficiente, com um projeto que por si reafirme a força que impulsiona o seu público. Assim fica mais fácil definir os objetivos e metas a serem alcançadas, avaliando quais condizem com a realidade presente e quais são viáveis para execução.

            Com os objetivos e metas traçados, define-se quando e onde as atividades serão realizadas, de modo que seja possível se antecipar na preparação e organização, definindo prazos a serem seguidos e procedimentos a serem tomados. Se é necessário alugar ou reservar o local de realização, deverá haver um prazo limite do evento para realizar tais solicitações. Assim como quando for necessário realizar o levantamento de valores ou materiais para custear eventos, deve ser proposta uma data limite a fim de não “deixar tudo para cima da hora”.

            Por fim, para um projeto bem realizar é necessário o empenho de mais de uma pessoa, pois além de sobrecarregar o indivíduo, ao centralizar todas as funções em uma só pessoa, não permite o envolvimento e a capacitação de outros. Assim, é de extrema importância trabalhar em equipe, delegar funções e proporcionar o fortalecimento de habilidades através da diversidade. Assim também é possível avaliar constantemente o êxito dos projetos, assim como permitir a visão por outros ângulos. Procure envolver pessoas com experiência no assunto, convide se possível um mentor para sua equipe.

REUNIÕES

As reuniões de equipes devem ser produtivas e alcançar os objetivos a que são propostas.

Produtividade não quer dizer que todos os problemas são resolvidos em uma só reunião, mas que são tratados de maneira clara e que são propostas e analisadas as possibilidades de solução ou execução de modo que a equipe possa trabalhar em prol da realização dessas propostas.

É necessário seguir uma pauta pré-definida, com os temas e tópicos a serem tratados, de forma que a equipe seja guiada de forma prática à execução ou proposta de soluções.

Devem ser respeitadas as opiniões expostas como válidas, ainda que não sejam efetivamente utilizadas. O feedback é importante, e às vezes uma visão diferente das coisas pode abrir uma janela com novas possibilidades ou até mesmo revelar um equívoco não identificado pela maioria. É importante que todos tenham oportunidade para participar ativamente, dando inclusive autonomia para aquele que está mais próximo ao problema em questão para propor quais os métodos podem ser mais eficazes.

É necessário manter o foco na reunião, ainda que outros assuntos permeiem durante as discussões e debates, é necessário se ater aos objetivos principais.

Ao fim da reunião, os objetivos pautados foram alcançados? Qual foi o caminho traçado para tal? Essa metodologia poderia ser reutilizada de forma eficaz posteriormente? Quando será a próxima reunião a fim de avaliar os resultados do que foi proposto? Com que frequência reuniões deste caráter deverão ocorrer?

CULTOS

Os cultos, em especial o culto jovem devem ser a expressão do caráter e personalidade de quem os realiza. Deve ter a identidade do jovem e tratar com nitidez sua relevância na igreja e na comunidade. Para isso, o culto não pode ser realizado ou planejado às pressas ou de qualquer maneira. É preciso empenho e planejamento prévio para sua realização, assim como acompanhamento constante durante e depois.

Considere definir um tempo médio fixo de duração do culto, o indicado é entre 50 e 75 minutos de duração, de forma a não se tornar cansativo e enfadonho. Deve ser dinâmico e demonstrar que foi planejado por quem sabe o que está fazendo (salvando do pecado e guiando no serviço). Os módulos básicos propostos são: Mensagem bíblia, Louvor, Testemunho, Oração e Profecia; e visam à simplicidade e objetividade do culto, de modo que não se perca o foco da adoração, mas mantendo a identidade jovem do culto.

O culto deve ser atrativo e desejável por quem dele participa. Deve ter uma marca própria, um diferencial. Buscando envolver toda a igreja num momento de adoração e estudo da palavra em família dirigido especialmente pelos jovens de uma forma jovem. Tendo em mente o público, o conteúdo e os feedbacks recebidos, planeje os cultos com antecedência, crie escalas, cronogramas, faça intercâmbio, use os materiais disponíveis, mas não deixe o culto morrer.

ORÇAMENTOS

Para realizar os projetos no decorrer do ano, muitas vezes são necessários gastos diversos. Entretanto, não é necessário que estes gastos sejam realizados sem um acompanhamento e um planejamento prévio. Quando se trabalha com planejamento de orçamentos, é possível analisar de forma mais objetiva a viabilidade de muitos projetos, sendo possível a adequação deles com a antecedência necessária para o bom andamento dos mesmos.

Um projeto audaz bem orçado tem muito mais chances de ser aceito e abraçado em meio à liderança e a equipe de trabalho. Sabendo o caminho a percorrer e os gastos a serem realizados, fica mais fácil de se planejar com antecedência para arcar com as despesas. É muito mais fácil pagar um carnê de 10 parcelas mensais de R$ 25,00 para participar de um Campori no fim do ano que pagar R$ 250,00 à vista no mês de outubro para custear inscrições, passagens e alimentação.

Desta forma, planeje o orçamento dos seus projetos considerando a realidade local em conjunto com o potencial que é possível alcançar (superando metas e expectativas), analisando mais de uma fonte ou tipos de orçamentos (flexíveis, econômicos, alternativos), deixando uma margem de risco em cada orçamento a fim de suprir eventualidades (como um reserva de 5% para coberturas emergenciais), definindo prazos a serem seguidos, verificando as possibilidades de deixar o orçamento mais leve possível para os indivíduos (rateio, parcelamento para longos prazos, etc.) e cuidando para não ficar no vermelho.

 

Download do Slide em PPTX

Download do Modelo de Cronograma de Atividades

Download do Escopo para projetos

Download do Escopo de Culto Jovem

Download do Escopo/Pauta para Reuniões.

Download do Modelo de Orçamento

Download de Gerador de Carnê de Pagamento

 

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